Avez-vous pensé à la billetterie en ligne pour vos événements ?
La bonne gestion de la trésorerie, notamment de l’accumulation des recettes est un aspect crucial de l’organisation de tout événement. Pour un spectacle ou une tombola par exemple, outre les apports financiers des partenaires/sponsors, le producteur se doit d’optimiser la vente des billets au public afin que tout se passe bien. Pour cela, la billetterie en ligne est de plus en plus préférée à la vente manuelle de billets. Qu’est-ce qui peut expliquer le succès actuel de la billetterie en ligne ? Quels sont les avantages liés à ce mode de vente ? Comment l’adopter dans la réalisation de vos évènements ? Voilà autant de questions auxquelles vous trouverez des réponses dans cet article.
La billetterie en ligne : son importance dans le contexte actuel
La vente numérique de billets d’évènements s’inscrit dans le cadre de la dématérialisation généralisée des services que nous observons depuis quelques années. En effet, grâce à son nombre exponentiel d’utilisateurs à travers la planète, internet a progressivement changé nos modes de consommation. Dans le monde de l’évènementiel, il est désormais presque impossible d’organiser des rassemblements ou spectacles sans recourir à l’utilisation des canaux digitaux.
Internet permet de toucher un plus grand nombre de participants qui passent majoritairement par les moteurs de recherche ou encore les réseaux sociaux pour acquérir des biens et services quotidiennement. Aujourd’hui, surtout pour des évènements culturels ou de loisirs, les consommateurs ont pris l’habitude de faire des commandes en ligne, car cela leur évite de se déplacer pour récupérer les tickets/billets achetés.
Oui, telle est la réalité dans le rang des consommateurs d’aujourd’hui : la plupart des clients ne veulent plus rien faire avant la consommation proprement dite du bien ou du service acheté. L’essor important que connaissent aujourd’hui par exemple les services de livraison à domicile en est une preuve palpable. Le contexte sanitaire engendré par la Covid-19 n’a fait qu’accentuer l’état des choses. Vendre ou acheter des billets en ligne est devenu un moyen assez efficace pour organisateurs et participants de lutter contre la propagation du virus meurtrier.
En réalité, parvenir à respecter scrupuleusement les règles de distanciation sociale recommandées par les experts médicaux est difficile au cours d’une vente manuelle réalisée sur site. La billetterie en ligne représente donc actuellement une solution de choix en matière de praticité et de sécurité sanitaire pour les organisateurs d’évènements, mais aussi pour le public qu’ils visent.
Créer une billetterie en ligne pour votre évènement : comment procéder ?
Gérer numériquement les ventes de billets pour votre spectacle ou votre rassemblement se fait par le biais de plateformes spécialisées. Vous pourrez rapidement les retrouver grâce à une recherche sur un moteur de recherche ou en vous rapprochant d’une structure gouvernementale œuvrant dans le secteur culturel. Pour un évènement dans la région d’Angers par exemple, la démarche est simple pour ouvrir sa billetterie en ligne via la plateforme du prestataire certifié et de confiance choisie.
Une fois que vous accédez au site spécialisé, il peut vous être demandé de créer une fiche professionnelle de même qu’un compte personnel. Par la suite, vous trouverez facilement le menu ” créer une billetterie en ligne” sur lequel il faudra cliquer. Vous serez redirigé vers une page où vous devrez renseigner certaines informations principales concernant l’évènement en question.
Il s’agit entre autres de la date, du lieu d’organisation, l’heure à laquelle les participants sont attendus. Il faudra attendre généralement quelques secondes pour que le site réalise les paramétrages nécessaires. À la fin, votre billetterie en ligne est prête pour une diffusion à travers les canaux numériques de votre choix. Les premiers tickets d’accès pour votre évènement peuvent déjà être vendus sur le site de votre billetterie.
Les critères de choix d’une plateforme de création de billetterie en ligne
Votre choix doit principalement se faire en fonction de vos besoins et de vos contraintes budgétaires.
La tarification
Les plateformes prélèvent un montant sur la vente de vos billets, soit par abonnement mensuel, soit par l’encaissement d’une commission sur chaque billet. Peu importe le mode de tarification, assurez-vous de bien lire les conditions générales associées que présente chaque site. Cela vous évitera d’avoir à payer des frais d’utilisation cachés. Préférez les sites qui proposent une inscription gratuite des organisateurs.
La sécurité du paiement
Les participants doivent avoir l’assurance que leurs informations bancaires ne seront pas utilisées à des fins malveillantes. En France, les plateformes dont les services bénéficient par exemple de la sécurité API-money sont donc conseillées.
Les avis clients
Si un site de billetterie en ligne propose des services alliant qualité et prix raisonnable, cela se retranscrira certainement dans les avis, commentaires ou notes de leurs clients. Parcourez donc le maximum de forums spécialisés ou consultez certains experts du domaine de l’évènementiel. N’hésitez pas à lire également les comparatifs réalisés par certains sites pour guider votre choix.
Le respect des exigences du RGPD concernant la collecte d’informations
Les sites qui enregistrent des données personnelles sur les participants sans la volonté de ces derniers sont à éviter. Vous seul pouvez demander des informations sur les acheteurs dans le cadre de votre politique commerciale. La présentation d’une garantie RGPD renforce votre crédibilité et favorise l’adhésion des participants à votre évènement.
Atouts de la plateforme pour votre stratégie commerciale
Si vous pensez à utiliser certaines informations sur les participants afin de mieux adapter vos services, vérifiez d’abord si le site vous donne la possibilité de correctement le faire. Par exemple, certaines plateformes ne permettent pas la demande de pièces justificatives à l’acheteur. D’autres ne proposent pas la personnalisation des formulaires d’inscription.
En fonction de vos besoins, posez-vous les bonnes questions. Est-ce que la plateforme intègre les outils de collecte, d’exportation et d’analyse des données qui vous conviennent ? Propose-t-elle les éléments marketing nécessaires à la promotion de votre évènement ?
La qualité du service client
Le service client du site doit être disponible et accessible en temps réel pour vous aider en cas de besoin. Ils doivent proposer plusieurs canaux de communication (réseaux sociaux, chat, téléphone, email…) pour que vous restiez en contact. Il serait même idéal que vous disposiez d’un interlocuteur spécial.
Les avantages de la vente de billets en ligne pour les acteurs concernés
Personnalisation de la billetterie, suivi en temps réel des ventes, encaissement rapide des ventes de tickets sont autant d’avantages dont les organisateurs peuvent bénéficier.
La personnalisation de la billetterie en ligne
Dans un environnement concurrentiel assez rude, il s’agit d’un critère essentiel pour vous démarquer des autres et réaliser de meilleures ventes. Pour écouler dans les meilleurs délais vos tickets, vous gagnerez à proposer diverses offres spécifiquement conçues en fonction de chaque niche du public visé. Il faut alors être précis dans la formulation de vos besoins pour un service sur mesure.
Ainsi, après avoir créé la billetterie, vous pouvez spécifier si elle sera privée ou publique. De plus, si vous désirez vendre des billets nominatifs, il faudra l’indiquer. N’oubliez pas de régler les diverses catégories de tickets à mettre en vente tout en précisant le prix associé à chacune de ces catégories. En effet, il est bénéfique d’indiquer à l’acheteur les spécificités de chaque place pour aider sa prise de décision. Si vous proposez des places VIP, il faut que l’on connaisse tous les privilèges qui y sont associés comparativement aux places classiques.
D’autres informations utiles concernant entre autres le dress code, le nombre maximal de participants, des mesures sanitaires spéciales à respecter peuvent aussi être fournies. Enfin, si possible, vous devez customiser la page de l’évènement en tenant compte de vos couleurs et valeurs. Les éléments de votre charte graphique doivent également apparaître en bonne et due forme sur le billet à télécharger. Cela permet d’intéresser de nouvelles personnes et faire identifier celles qui connaissent déjà votre marque.
La gestion des ventes en temps réel
La billetterie en ligne permet aux organisateurs de l’évènement de suivre et gérer le flux de participation. Ces derniers peuvent consulter à tout moment et en tout lieu le compte en ligne créé sur la plateforme spécialisée. Ils ont juste besoin d’une connexion à internet et d’un smartphone ou d’un PC. Pour mieux suivre votre évènement, vous accédez en temps réel aux statistiques concernant le nombre de tickets de chaque catégorie. Vous pourrez les comparer chaque fois à vos objectifs afin de réajuster votre stratégie de vente si nécessaire.
En cas d’imprévu de dernière minute, vous gardez la possibilité de modifier tout simplement la page de la billetterie ou les billets proprement dits. Cela change de la vente manuelle de tickets que nous connaissons habituellement. Vous auriez été obligé d’imprimer de nouveaux supports à distribuer. S’il s’agit d’une quantité énorme de tickets à refaire, vous convenez que les coûts organisationnels associés seront très élevés. L’option numérique simplifie également la gestion des annulations et remboursements.
La collecte d’information sur les participants
La vente numérique de billets est couramment utilisée par les Data Scientists pour recueillir des informations sur le profil des cibles d’une activité sportive ou culturelle. Certaines plateformes proposent par exemple de définir un petit questionnaire à remplir par le participant avant de valider l’achat de son ticket.
Il est alors possible de récolter des informations précieuses sur les habitudes de consommation de vos produits. De même, vous pouvez vous renseigner sur les éventuelles améliorations que vous devez apporter à vos offres. Vous pouvez facilement accéder aux coordonnées des participants pour mieux discuter avec eux par la suite en cas de besoin. De quoi enrichir continuellement votre base de données !
Le gain de temps
S’occuper soi-même de la vente de billets sur site nécessite du temps et des ressources humaines. En dématérialisant cette activité, ces ressources peuvent être redirigées pour faciliter le déroulement des autres activités. Cela permettra de les réaliser plus vite, de gagner du temps.
Réduction du budget d’organisation
La billetterie s’adapte parfaitement à tous les types de supports et de canaux de communication virtuels. Comme elle peut être facilement partagée via vos réseaux sociaux, votre email ou encore votre site web, beaucoup de personnes sont atteintes sans que vous n’ayez à réaliser des dépenses supplémentaires.
De plus, des plateformes de création de billetteries en ligne donnent la possibilité de scanner les tickets grâce à un simple téléphone portable lors de l’évènement. Les organisateurs peuvent donc économiser les frais liés à l’achat de certains systèmes de vérification de billets.
Des ventes assez rapides
Les participants peuvent acheter en ligne leurs tickets à tout moment. Il n’y a pas d’heure d’ouverture ni de fermeture des guichets. Vous pouvez alors réaliser dans les meilleurs délais le nombre de ventes que vous espérez.
Un encaissement rapide des ventes pour l’évènement
Une fois que les ventes sont terminées, vous encaissez le montant associé par un canal de paiement digital sécurisé que vous aurez choisi. Le délai de paiement ne dépasse généralement pas 48h quand vous effectuez la demande.
La promotion du lieu de l’évènement pour mieux vendre vos billets en ligne
Vous devez choisir un lieu proposant diverses attractions culturelles ou touristiques intéressantes pour améliorer leur expérience de l’évènement. Cela incitera les participants à venir les découvrir massivement en marge de votre évènement, surtout si votre public inclut des personnes venant d’autres villes ou pays. La ville d’Angers située dans le Val de Loire est par exemple un endroit de choix pour vos évènements.
Entre la Loire, plus long fleuve de France, le Château-Forteresse d’Angers, le Musée des Beaux-Arts ou la Collégiale Saint-Martin, les participants trouveront certainement un lieu où ils passeront de beaux moments de découverte. Ils pourront aussi prendre beaucoup de selfies à l’occasion. Pour la promotion, n’hésitez pas à parler dans vos contenus de ces endroits à absolument visiter à Angers et des spécialités culinaires incontournables du terroir (le crémet d’Anjou, les rillauds d’Anjou, les fouaces, la Gouline, les galipettes d’Anjou, le Cul de veau à l’angevine, etc.).
Vous pouvez prendre à cet effet des photos, des vidéos devant un ou deux grands bars/restaurants dans lesquels il faudrait faire un arrêt. Assurez-vous que le maximum de personnes (notamment vos sponsors) partage ces contenus sur les réseaux sociaux. Encouragez également le bouche-à-oreille. N’hésitez pas à organiser des concours pour faire gagner des tickets afin de créer de l’engouement autour de votre évènement.
Pour optimiser la gestion de tout type d’évènement (spectacle, théâtre, soirée, tombola, kermesse…), la billetterie numérique permet aux organisateurs d’écouler sereinement les tickets d’accès. Si la création d’une billetterie en ligne reste facile, il importe de choisir convenablement la plateforme de création pour éviter des problèmes de trésorerie.
en partenariat avec REGIEPRO
