Festival Estival de Trélazé : les bénévoles au-devant de la scène

Le Festival Estival de Trélazé près d’Angers dans le Maine-et-Loire, c’est une programmation affinée au fil des éditions, un public toujours plus présent… mais c’est aussi une équipe de bénévoles qui œuvre pour la réussite de l’événement auprès du public, des artistes et des techniciens.

La « team bénévoles » au-devant de la scène

Depuis toujours, la ville de Trélazé souhaite rayonner à travers le Festival Estival et accueille des bénévoles pour prêter main forte à l’organisation de l’événement, qui grandit d’année en année.
Pour cette 23e édition, ce sont 70 bénévoles qui composent la « team bénévoles », dont 90 % ont moins de 25 ans. Cette jeune équipe, investie, œuvre aux côtés de Cyril Piton, chargé de bénévolat, et des cérémonies à la ville de Trélazé. Leur implication est récompensée sous forme de passeport bénévoles depuis 2015 : l’opportunité de valoriser cette expérience à des fins professionnelles.

Un travail tout au long de l’année

Le Festival Estival 2017 à peine terminé, Cyril a déjà en tête l’organisation de 2018 ! Un bilan est dressé en octobre avec l’ensemble des bénévoles.

Une partie est individuelle : notre chargé de bénévolat passe en revue toutes les compétences acquises sur l’édition précédente (travail en équipe, autonomie, tâches spécifiques réalisées etc.) de façon à remettre un passeport bénévole certifié par l’association France Bénévolat.

L’autre partie est collective ; chacun évoque les points à améliorer pour optimiser les procédures et l’efficacité de l’équipe. Vient en décembre le budget prévisionnel et en janvier les premières informations sur les demandes des artistes. Mais ce début d’année rime avec sécurité ! Cyril réalise les plans pour les dispositifs attentats ; le tout est ensuite envoyé à la préfecture qui validera la procédure au mois de juin.

A partir d’avril/mai, l’équipe décortique les fiches techniques des artistes (parfois en anglais !) dans lesquelles sont mentionnés les régimes alimentaires, les demandes logistiques notamment.
Les premières commandes sont envoyées, le stock grossit ; seuls les produits frais seront achetés le jour J.

Le jour J : rien n’est laissé au hasard

7 h – 9 h : le petit-déjeuner
Quand les artistes sont arrivés la veille, le petit-déjeuner est servi sur site, à base de viennoiseries fraîches. Les bénévoles ont tout préparé, en accord avec les demandes des boîtes de production.

9 h 30 : Briefing des coordinateurs

Huit coordinateurs bénévoles sont désignés en début de festival et briefent leurs équipes pour le reste de la journée.

Les préconisations concernent les placements du mobilier, des loges, les imprévus de dernière minute. Trois équipes sont ensuite formées pour le reste de la journée : loges, vin d’honneur (offert aux partenaires du festival à l’issue du concert), le parking et les extérieurs.

12 h 30 : Une tablée conviviale se forme pour le déjeuner, dans une ambiance familiale.

Chacun se prépare aux tâches de l’après-midi et est à l’affût des détails de dernière minute.

17 h 30 à 18 h : Briefing général

Les équipes se reforment pour la soirée. Cyril explique aux bénévoles absents la journée ou aux nouveaux le déroulé de l’événement, point par point. Sont communiqués les derniers conseils et imprévus, pour que tout se passe au mieux !

21 h : Dîner

22 h : Briefing pour le vin d’honneur
Environ 20 bénévoles sont réquisitionnés pour servir le vin d’honneur aux adhérents du Club Partenaires. Au départ de tous les invités, place au rangement.
La journée se termine alors… plus ou moins tard !

Se faire plaisir et se faire de l’expérience

Pour faire partie de l’équipe, il faut donc s’y prendre en avance et motiver sa démarche d’un projet professionnel. Des liens étroits sont entretenus avec la mission emploi de la Ville, Léo Lagrange Ouest et la mission locale angevine ; de ce fait, les trélazéens sont prioritaires. La mise en situation professionnelle débute dès l’embauche : un entretien en présence de Cyril et des coordinateurs est nécessaire.

Une fois formée, la team « bénévoles » vit comme une famille et se retrouve pour des moments conviviaux et fédérateurs tout au long de l’année. Ils sont également présents sur certaines manifestations de la ville… histoire de se mettre en jambes pour le festival !